Alles, was Sie über die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland ab dem 01.01.2025 wissen sollten: Pflichten, Vorteile und wie Sie sich optimal vorbereiten.
Ab dem 01. Januar 2025 wird in Deutschland die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnung) für B2B-Geschäfte eingeführt. Das bedeutet, dass Unternehmen ihre Rechnungen nicht mehr in Papierform oder als einfache PDF-Dateien versenden dürfen, sondern auf ein standardisiertes elektronisches Format umsteigen müssen. Diese Maßnahme soll den Rechnungsaustausch effizienter und transparenter gestalten sowie den bürokratischen Aufwand minimieren.
Die E-Rechnungspflicht bedeutet für viele Unternehmen eine Umstellung ihrer bisherigen Prozesse. Dabei sind folgende Anforderungen zu beachten:
Standardisiertes Format: Die E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, das von der zuständigen Behörde akzeptiert wird (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung).
Elektronische Übermittlung: Die Rechnung muss elektronisch an den Rechnungsempfänger übermittelt werden, zum Beispiel über spezialisierte Plattformen.
Archivierungspflichten: E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung bringt zahlreiche Vorteile mit sich, unter anderem:
Kosteneinsparungen: Weniger Papier, Druck- und Portokosten.
Effizienzsteigerung: Schnellere Bearbeitung und weniger Fehler durch automatisierte Prozesse.
Rechtssicherheit: Erfüllung gesetzlicher Anforderungen und Schutz vor steuerlichen Sanktionen.
Nachhaltigkeit: Verringerung des Papierverbrauchs und damit ein Beitrag zum Umweltschutz.
Um die Anforderungen der E-Rechnungspflicht ab 2025 zu erfüllen, sollten Unternehmen frühzeitig handeln und ihre Prozesse anpassen. Folgende Schritte helfen bei der Vorbereitung:
Analyse der bestehenden Rechnungsprozesse: Überprüfen Sie, welche Änderungen in Ihrer Buchhaltung notwendig sind.
Software-Lösungen evaluieren: Nutzen Sie spezialisierte Software für die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen.
Mitarbeiterschulung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Technologie geschult sind.
Testphase einplanen: Starten Sie rechtzeitig eine Testphase, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
Wir von rundum.digital unterstützen Sie dabei, Ihre Rechnungsprozesse auf die kommenden Anforderungen der E-Rechnungspflicht umzustellen. Unsere Experten beraten Sie zu passenden Software-Lösungen und helfen Ihnen bei der Implementierung. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass Ihr Unternehmen ab dem 01.01.2025 fit für die E-Rechnung ist.
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Ab 1. Januar 2025: B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Mit Zustimmung des Empfängers sind Papier- und PDF-Rechnungen weiterhin möglich. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € bleibt die Papierform zulässig.
Ab 1. Januar 2027: Papier- und PDF-Rechnungen dürfen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers nur versendet werden, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsstellers weniger als 800.000 € beträgt.
Ab 1. Januar 2028: Alle B2B-Unternehmen sind verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen, auch für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.